Websel Sözleşme Defteri Kullanım Kılavuzu

Bölüm 1

Kurulum

1. WordPress panelinde Eklentiler → Yeni Ekle → Eklenti Yükle yolunu izleyin.
2. websel-contract-manager.zip (ücretsiz çekirdek) dosyasını yükleyip Etkinleştir'e basın.
3. Uzaktan imza kullanacaksanız websel-contract-manager-pro.zip dosyasını da yükleyip etkinleştirin, ardından Sözleşme Defteri → License ekranından lisans anahtarınızı girin.

Sol menüde Sözleşme Defteri görünür. Beş sayfası vardır: Özet, Sözleşmeler, Karşı Taraflar, Şablonlar, Ayarlar.

Şifreleme anahtarını sabitleyin

Kimlik numarası ve IBAN şifreli saklanır. Anahtar varsayılan olarak WordPress güvenlik tuzlarından türetilir. Tuzları bir gün yenilerseniz eski kayıtlar okunamaz hâle gelir. Bunu kalıcı olarak önlemek için wp-config.php dosyanıza şu satırı ekleyin:

define( 'WSCM_KEY', 'buraya-uzun-ve-rastgele-bir-metin' );

Yetki

Eklenti manage_options yetkisine yaslanmaz. Ayrı bir wscm_manage kapasitesi tanımlar ve kurulumda yalnız Yönetici rolüne verir. Editör ya da mağaza yöneticisi rolündeki biri kimlik ve banka bilgisi göremez. Başka bir role vermek isterseniz rol yöneticisi bir eklentiyle bu kapasiteyi ekleyin.

Bölüm 2

Şablon kurma

Şablon, sözleşme metninizin doldurulabilir hâlidir. Bir kez kurulur, her sözleşmede kullanılır.

1. Sözleşme Defteri → Şablonlar → Yeni ekle
2. Şablona bir ad verin, örneğin "Yazar telif sözleşmesi".
3. Kendi sözleşme metninizi editöre yapıştırın. Word'den kopyala yapıştır çalışır; kalın, liste ve tablo biçimlendirmesi korunur, zararlı kod temizlenir.
4. Metinde her sözleşmede değişen bir yeri (örneğin boş bırakılmış ad satırını) seçin ve "Seçili yeri yer tutucu yap" düğmesine basın.
5. Açılan pencerede anahtarı, görünen adı, ipucunu, tipini ve kapsamını belirleyin.
6. Kaydedin.

Kapsam: ürünün en önemli ayarı

Her özel alan için iki seçenekten birini seçersiniz ve bu seçim, sözleşme üretirken ne sorulacağını belirler.

Hazır alanlar

Bunları tanımlamanıza gerek yok, doğrudan metne ekleyebilirsiniz. "Hazır alanlar" bölümünü açıp çipe tıklayın, imlecinizin olduğu yere eklenir.

[ad] [eposta] [tel] [adres] [tckn] [iban] [unvan] [vergi_dairesi] [vkn] [mersis] [yetkili] [bugun] [site_adi]

Hazır bir metni yapıştırdıysanız

Metninizde zaten köşeli parantezli yer tutucular varsa tek tek işaretlemeyin. "Metni tara, eksik alanları ekle" düğmesi hepsini bir kerede tanımlar. Sonra tablodan her birinin adını ve kapsamını gözden geçirin.

Tanımsız yer tutucu uyarısı

Şablon listesinde bir şablonun yanında turuncu "3 tanımsız yer tutucu" rozeti görürseniz, metinde geçen ama tanımlanmamış alanlar var demektir. Öyle bırakırsanız sözleşmede o yerler boş çıkar. Rozetin üstüne gelin, hangileri olduğunu söyler.

Islak imza zorunluluğu

Şablon ayarında "Bu şablon yalnız ıslak imzayla kullanılsın" kutusunu işaretlerseniz o şablonda uzaktan imza yolu hiç açılmaz. Telif devri gibi yüksek riskli sözleşmelerde önerilir.

Bölüm 3

Karşı taraf ekleme

Sözleşme Defteri → Karşı Taraflar → Yeni ekle

İki tip vardır ve tip seçimine göre alanlar değişir:

• Bireysel (yazar, çevirmen, danışman): ad soyad, T.C. kimlik no, IBAN, adres.
• Kurumsal (bayi, kitapçı, firma): ticaret ünvanı, yetkili kişi, vergi dairesi, VKN, MERSİS.

Şablonlarınızda "Kişiye ait" olarak işaretlediğiniz özel alanlar "Şablonlardan gelen alanlar" başlığı altında burada belirir. Bir kez doldurun, o kişinin her sözleşmesinde kullanılır.

Kaynak damgası

Her kaydın bir kaynağı vardır ve değiştirilemez. Elle eklediğiniz kayıt daima "Elle eklendi" damgası alır. Bu bir tercih alanı değil, kaydın nereden geldiğinin kanıtıdır.

Saklama süresi

Ay cinsinden girin. 0 girerseniz süresiz saklanır. Bir sayı girerseniz imha tarihi hesaplanır ve listede görünür. Sözleşme ilişkisi için 120 ay (10 yıl) yaygın bir tercihtir.

Bölüm 4

Sözleşme üretme

1. Sözleşme Defteri → Sözleşmeler → Yeni sözleşme
2. Karşı tarafı ve şablonu seçin, "Alanları getir" deyin.
3. Sadece sözleşmeye özel alanlar sorulur. Kişiye ait olanlar kartından kendiliğinden gelir.
4. Başlangıç ve bitiş tarihini girin. Bitiş için takvimden gün aramayın: +6 ay, +1 yıl, +2 yıl, +3 yıl, +5 yıl düğmeleri başlangıca ekleyip hesaplar.
5. Sözleşmeyi üret deyin.

Belge özeti

Üretim anında metnin özeti (sha256) alınır ve kaydedilir. Detay ekranında ilk 16 hanesini görürsünüz. Metin sonradan veritabanından değiştirilirse eklenti bunu fark eder ve kırmızı bir uyarı gösterir: "Belge özeti tutmuyor, bu belgeye delil olarak güvenmeyin."

Boş kalan yerler

Doldurulmayan bir yer tutucu silinmez, altı çizili boşluğa dönüşür. Gerçek sözleşmelerde olduğu gibi elle doldurulabilir ve gözden kaçmaz.

Yazdırma ve PDF

Detay ekranındaki "Yazdır / PDF kaydet" düğmesi temiz bir sayfa açar. Tarayıcının yazdırma penceresinde hedef olarak "PDF olarak kaydet" seçin. Aydınlatma metniniz yayındaysa çıktıya ayrı sayfa olarak eklenir.

Islak imzalı belgeyi yükleme

PDF'i imzalatıp taradıktan sonra detay ekranından yükleyin. Durum kendiliğinden "Yürürlükte" olur. Belge tahmin edilemez bir adla saklanır ve yalnız yetkili kullanıcıya, kayıt tutularak indirilir. Doğrudan adresten erişilemez.

Bölüm 5 · Pro

Uzaktan imza

Bu bölüm Pro sürüm ve geçerli lisans gerektirir.

1. Sözleşme detayında sağdaki "Uzaktan imza" kartını bulun.
2. "İmza için gönder" deyin. Karşı tarafa bağlantı içeren bir mail gider.
3. Karşı taraf bağlantıyı açar, sözleşmeyi okur, imzalar, onay kutusunu işaretler.
4. "Doğrulama kodu gönder" der, mailine gelen 6 haneli kodu girer ve imzalar.
5. İki tarafa da bilgilendirme maili gider, durum "İmzalandı" olur.

Bağlantı davranışı

Doğrulama kodu

Kod 6 hanelidir, 15 dakika geçerlidir ve hash'lenerek saklanır; veritabanından okunamaz. Art arda kod istemek 60 saniye beklemeye tabidir. Beş hatalı denemeden sonra kod iptal olur ve yenisi istenmelidir.

Kaydedilen delil

İmza anında şunlar kaydedilir: tarih ve saat, IP adresi, tarayıcı bilgisi, kod doğrulamasının yapıldığı işareti, imza görseli ve belge özeti.

Mail gitmiyorsa

WordPress'in kendi mail gönderimi çoğu sunucuda spam'e düşer veya hiç gitmez. Sözleşme maillerinin ulaşması kritik olduğu için bir SMTP eklentisi kurmanızı öneririz. Mail gitmese bile sözleşme "Gönderildi" olarak işaretlenir ve bağlantı kartta durur, elden iletebilirsiniz.

Bölüm 6

KVKK: rıza mı, aydınlatma mı?

Rızaya dayanmak burada yalnız gereksiz değil, sakıncalıdır. İki sebeple:

• Rıza her an geri alınabilir. Oysa sözleşme yürürlükteyken tarafın kimliğini silemezsiniz.
• Kurul, başka bir hukuki sebep varken rızaya dayanmayı kabul etmez.

Gereken şey: aydınlatma

Aydınlatma yükümlülüğü (m.10) koşulsuzdur ve rızadan bağımsızdır. Verileri elde ettiğiniz sırada karşı tarafı bilgilendirmeniz gerekir.

1. Sözleşme Defteri → Ayarlar sayfasında veri sorumlusu bilgilerinizi girin.
2. "Yukarıdaki bilgilerden taslak oluştur" deyin. Kanunun saydığı sekiz başlık, sizin bilgilerinizle kurulur.
3. Metni kendi uygulamanıza göre düzenleyin. İtalik notlar sizin doldurmanız gereken yerleri gösterir: aktarım yaptığınız taraflar, saklama süreniz.
4. Kaydedin, sonra "Metni yayına al" deyin ve sorumluluk beyanını işaretleyin.

Yayına alınan metin üç yerde birden gösterilir: davet e-postasında, imza sayfasında ve yazdırma çıktısında.

Dikkat edilecek iki nokta

• Özel nitelikli veri. Şablonunuza "sağlık durumu" veya "dernek üyeliği" gibi bir alan eklerseniz KVKK m.6 kapsamına girersiniz ve orada açık rıza şarttır. Bu eklentinin sunduğu alanların hiçbiri özel nitelikli değildir.
• Amaç değişimi. Sözleşme için topladığınız adresi bülten veya kampanya için kullanamazsınız. O farklı bir amaçtır; ayrı rıza ve İYS yükümlülüğü doğurur.

Bölüm 7

Saklama ve imha

Ayarlar sayfasının "Saklama ve imha" bölümünden yönetilir. Günlük bir tarama, saklama süresi dolan kayıtları bulur.

Hiçbir koşulda işlenmeyenler

• Yürürlükteki, gönderilmiş ve imza bekleyen sözleşmeler. Takvim dolsa bile korunur; yaşayan bir ilişkinin belgesi yok edilmez. Bunlar bildirimde ayrıca sayılır.
• Bağlı sözleşmesi olan karşı taraflar. Silinselerdi belgenin kime ait olduğu kaybolurdu.

"İmha taramasını şimdi çalıştır" düğmesiyle beklemeden deneyebilirsiniz. Seçili yöntem "Yalnız bildir" ise hiçbir kayıt değişmez.

Eklentiyi silerken

Varsayılan olarak veri silinmez. Sözleşme kayıtları hukuki saklama süreleri taşıyabilir; eklentiyi kaldırmak onları silmek için yeterli bir sebep değildir. Silinmesini istiyorsanız Ayarlar sayfasındaki kutuyu açıkça işaretleyin.

Bölüm 8

Sık sorulanlar

WooCommerce gerekiyor mu?

Hayır. Eklenti mağazadan bağımsız çalışır. Yazar, bayi ve tedarikçi sözleşmeleri zaten sipariş değildir.

Hazır sözleşme şablonu veriyor musunuz?

Hayır. Kutudan yalnız biçimi gösteren bir iskelet örnek çıkar ve o da esasa dair hüküm içermez, pasif olarak yüklenir. Kullanmadan önce kendi metninizle değiştirin.

Kayıtlar nerede duruyor?

Kendi veritabanınızda, eklentinin kendi tablolarında. Gönderi tablolarına yazılmaz; sebebi gönderi verisinin varsayılan olarak REST uçlarından ve içerik dökümlerinden okunabilmesidir.

Karşı taraf sözleşmesinin bir kopyasını isterse?

İmza sonrası kendisine bilgilendirme maili gider. Belgenin kopyasını yazdırma görünümünden PDF olarak alıp gönderebilirsiniz.

Aynı kişiye ikinci sözleşme yazacağım.

Kartını yeniden doldurmanıza gerek yok. Kişiye ait alanların hepsi kendiliğinden gelir, yalnız sözleşmeye özel alanlar sorulur.

"Bu bağlantı geçerli değil" diyor.

Üç sebepten biri: bağlantının süresi dolmuş, sözleşme zaten imzalanmış ya da bağlantı iptal edilmiş. Üçü de aynı mesajı verir, bu bilinçlidir: dışarıdan geçerli bir bağlantı olup olmadığı anlaşılmasın diye. Detay ekranından yeniden gönderin.

Doğrulama kodu gelmiyor.

Önce spam klasörüne baktırın. Sonra sitenizin mail gönderimini denetleyin; bir SMTP eklentisi kurmanız büyük ihtimalle çözer. Kod hash'li saklandığı için veritabanından okunamaz, bu bilinçli bir tasarımdır.